1. Dokumentem wymaganym do zgłoszenia biwaku jest karta biwaku.
2. W skład karty biwaku wchodzą:
- informacje organizacyjne o biwaku,
- wykaz kadry biwaku wraz z pełnioną funkcją, w tym komendanta (osoby kierującej biwakiem),
- wykaz opiekunów,
- plan biwaku,
- lista uczestników z podziałem na grupy wiekowe (zawierająca wyłącznie imiona i nazwiska uczestników),
- plan finansowy biwaku.
3. Informacje podstawowe, wykaz kadry i opiekunów, spodziewaną liczbę uczestników z podziałem na grupy wiekowe i plan biwaku należy przesłać na adres mailowy: [email protected], minimum 10 dni przed planowaną datą biwaku.
4. Listę uczestników z podziałem na grupy wiekowe i plan finansowy należy wysłać do 3 dni przed rozpoczęciem biwaku na adres: [email protected].
5. Ilość opiekunów powinna być tak dobrana, aby był minimum jeden opiekun na:
a) 20 uczestników biwaku w wieku przekraczającym 10 lat,
b) 15 uczestników biwaku, jeśli przynajmniej jeden z nich nie ukończył 10 lat.
*) 15 uczestników biwaku, w transporcie zbiorowym (pociąg, autobus itp.)
6. Jeśli biwak spełnia kryteria wypoczynku, należy stosować przepisy dotyczące wypoczynku.
7. Wpłaty uczestników powinny zostać zebrane jako dodatkowa składka członkowska zadaniowa. Istnieje możliwość finansowania biwaku ze środków pochodzących z innych źródeł (sponsor, dotacje itp.).
8. Zgłaszane biwaki powinny być zgodne z przepisami państwowymi i ZHP (m.in. Instrukcją tworzenia i działania gromady, drużyny, kręgu i klubu specjalnościowego).
